Im B2B-Sektor ist die Generierung von Anfragen oft teuer und mühsam. Doch was passiert, wenn die gewonnenen Kontakte nicht die gewünschte Qualität haben oder im Vertriebsprozess versanden? Die OPTIMA Packaging GmbH konnte durch ein von Grund auf neu strukturiertes Lead Management beeindruckende Ergebnisse erzielen. Was waren die wichtigsten Hebel für eine erfolgreiche Umsetzung?
Die Ergebnisse vorab: Warum sich der Blick auf die Basis lohnt
Dass bereits die präzise Strukturierung der Datenbasis und die Optimierung der Infrastruktur direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben, belegen die Kennzahlen des Optima-Projekts aus dem Jahr 2025:
- 93 % Reduktion der Kosten pro Conversion: Durch die Eliminierung von Streuverlusten fiel der CPL von einem dreistelligen Betrag auf einen niedrigen zweistelligen Bereich.
- 45 % Steigerung der Macro-Conversions: Die Anzahl der echten, werthaltigen Formulareinsendungen stieg im Rahmen der Lead-Generierung signifikant.
- 32 % höhere Budget-Effizienz: Mehr relevante Kontakte bei gleichzeitig geringerem Media-Einsatz durch präzises Targeting.
Diese Zahlen sie sind das Ergebnis eines konsequenten, dreistufigen Prozesses, den Jens Betsch (Marketingleiter bei Optima) und Eleni Stavrakis (Funntastic) in einer gemeinsamen Session auf der Lead Management Summit 2026 thematisierten.
Der Weg zum Erfolg: Audit, Tracking und strategisches Setup
Die größte Hürde im modernen Vertrieb ist oft die Kluft zwischen Marketing und Sales. Während das Marketing auf hohe Lead-Zahlen blickt, beklagt der Vertrieb oft mangelnde Abschlussreife. Um dieses Problem zu lösen, hat Optima die „Silo-Mentalität“ aufgebrochen und den Fokus radikal auf die Qualität der Leads und effizientes, datengestütztes Lead Nurturing gelegt.
Der Prozess zum Erfolg in drei Schritte:
- Das strategische Audit & Setup: Bevor neue Tools implementiert werden, ist eine ehrliche Analyse der bestehenden Prozesse sinnvoll. Wir haben bei Optima zuerst die Setups und Kanäle glattgezogen. Ein massiver Hebel war hierbei das Tracking & Analytics: Erst als wir exakt messen konnten, woher die Leads kommen und wie sie sich verhalten, entstand eine spürbare Besserung der Performance – ganz ohne utopische Budgeterhöhungen.
- Neudefinition des MQL (Marketing Qualified Lead): Ein Lead sollte erst dann auf den Vertrieb übergehen, wenn er eine vordefinierte Kaufreife erreicht hat. Anstatt gute Kennzahlen noch bis ins letzte Detail zu optimieren, haben wir diese stabile Basis genutzt, um fachspezifische Kampagnen aufzusetzen, die gezielt hochwertige Kontakte ansprechen.
- Datengetriebene Content-Relevanz: Statt nach Bauchgefühl zu agieren, nutzen wir die gewonnenen Daten, um exakt die Inhalte auszuspielen, die in der jeweiligen Phase der Customer Journey den entscheidenden Impuls geben. Was aktuell als Pilotprojekt im Fachbereich LMS erfolgreich umgesetzt wird, dient als fundierte Grundlage, um diese Learnings durch kontinuierliche Prüfung zukünftig sukzessive auf weitere Unternehmensbereiche zu übertragen.
Tipps für dein Lead Management
Aus dem Projekt lassen sich drei Kern-Learnings für das B2B-Marketing ableiten:
Wie wichtig ist das Tracking für die Lead-Generierung? Es ist das A und O. Ohne sauberes Tracking optimiert man im Blindflug. Ein Audit der Datenbasis sollte immer der erste Schritt sein, bevor Budget in neue Kampagnen fließt.
Was bedeutet „Basis glattziehen“ in der Praxis? Es bedeutet, Kanäle und Tracking-Pixel zu prüfen, Datenmüll zu eliminieren und sicherzustellen, dass Marketing und Sales dieselbe Datensprache sprechen. Erst wenn die Basis-KPIs (wie Absprungraten) stabil sind, lohnt sich der nächste Schritt in die Marketing Automation.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für Marketing Automation?
Sobald manuelle Prozesse die Skalierung bremsen oder wertvolle Kontakte verloren gehen, weil sie nicht rechtzeitig oder zu unpersönlich betreut werden. Automation schafft hier die nötige Konsistenz.
Fazit: „Seid einfach ehrlich“
Erfolg kommt nicht durch ein „Wundertool“, sondern durch die Bereitschaft, die eigenen Prozesse ehrlich zu hinterfragen. Die Partnerschaft zwischen Optima und Funntastic zeigt, dass durch die Kombination aus strategischem Audit, smarter Marketing Automation und einer klaren Content-Linie enorme Effizienzsprünge möglich sind. Oder wie Jens Betsch es zusammenfasste: „Man muss bereit sein, erst die Basis glattzuziehen, bevor man den nächsten großen Schritt wagt.”
Willst du deine Lead-Strategie optimieren und mehr Details zum Optima Case erfahren? Dann melde dich direkt bei uns für einen fachlichen Austausch oder sei live dabei, wenn wir die Strategie im Detail vorstellen: Am 10. Juni um 09:30 Uhr präsentieren wir alle Insights in unserem exklusiven Webinar.
